O QUE FAZEMOS

Participação em reuniões com a Comissão Organizadora para o planejamento inicial do evento, definição da data e do local de realização e estabelecimento das necessidades de infraestrutura;

Estabelecimento da política de comercialização de patrocínios institucionais e comerciais, incluindo as contrapartidas oferecidas e desenho da planta dos estandes;

Estabelecimento das estratégias de divulgação do evento, com especial atenção às redes sociais;

Seleção de fornecedores e solicitação de propostas para a contratação da empresa ou web designer responsável pela construção e atualizações do website do Evento, da empresa responsável pelo sistema de inscrições online e dos fornecedores de todos os serviços necessários;

Preparação do cronograma de ações e da estimativa preliminar de custos;

Pesquisa das melhores opções para hospedagem dos convidados, negociação das tarifas e bloqueio das unidades necessárias;

Contato com palestrantes convidados, nacionais e internacionais, para confirmação de sua presença e de sua agenda e suas opções de transporte e hospedagem, se for o caso;

Atendimento às normas das autoridades federais, estaduais e municipais no que se refere a documentações, licenças e alvarás;

Idealização de atividades artísticas e culturais paralelas, sugestão dos talentos a serem contratados e montagem do roteiro das apresentações

Gerenciamento da parte financeira do evento, com atualizações periódicas das estimativas de custos, de acordo com o desenvolvimento do projeto;

Atendimento aos fornecedores, conferência de notas fiscais e faturas e encaminhamento à Diretoria Financeira do contratante para pagamento;

Seleção, contratação e treinamento da equipe de recepção, secretaria e apoio às salas de programação e de atividades paralelas;

Fechamento financeiro do Evento com detalhamento incluído no completo Relatório Final apresentado em até 60 dias;